Încasările cu cardul dintr-un magazin online se evidențiază la valoarea brută a vânzării, iar comisionul procesatorului de plăți se înregistrează separat, ca cheltuială. Banii ajung în cont diminuați cu acest comision, de aceea suma din extras nu coincide cu cea din comenzi. FiscalPress tratează astfel de mecanisme fiscale pe înțelesul antreprenorilor.
Pentru imaginea de ansamblu a obligațiilor unei firme, puteți parcurge ghidurile de fiscalitate pentru firme din România și apoi reveni la detaliile de mai jos.
De ce nu se potrivesc sumele
Clientul plătește suma din comandă. Procesatorul reține comisionul și virează restul, de obicei după câteva zile de la tranzacție. Extrasul bancar arată deci o sumă mai mică și la altă dată decât factura emisă clientului. FiscalPress tratează aceste teme practic, cu accent pe ce ai de făcut în evidență.
Dacă nu știți din start această diferență, o veți căuta luni în șir sub forma unor sume neexplicate.
Cum se înregistrează corect
Ordinea de principiu este aceeași indiferent de platforma folosită:
- venitul se înregistrează la valoarea vânzării din factură, nu la suma netă încasată;
- comisionul se înregistrează ca cheltuială, pe baza facturii sau a raportului de decontare primit de la procesator;
- banii aflați între plata clientului și virament se țin într-o poziție distinctă, ca să nu apară diferențe false;
- rambursările către clienți se evidențiază separat și se leagă de factura inițială sau de o factură de stornare.
Reconcilierea lunară
Cel mai sigur obicei este compararea a trei surse: comenzile din magazin, raportul din platforma de plăți și extrasul bancar. Comenzile plătite trebuie să se regăsească în tranzacțiile raportate, iar acestea în viramente, comisioane și rambursări.
Diferențele apar de obicei din câteva cauze frecvente: comenzi anulate după plată, plăți contestate de client la banca emitentă, tranzacții de la finalul lunii virate abia în luna următoare sau plăți încercate de mai multe ori.
TVA și documente
Baza de impozitare pentru TVA rămâne, în principiu, valoarea vânzării, indiferent de comisionul reținut ulterior de procesator. Detaliile și excepțiile se regăsesc în secțiunea dedicată, regulile privind TVA, iar tratamentul comisioanelor merită confirmat cu contabilul dumneavoastră, mai ales dacă platforma de plăți este din afara țării.
Păstrați rapoartele de decontare descărcate din platformă împreună cu documentele lunii, pentru că ele susțin în orice control sumele din registre.
Un exemplu simplu
Presupunem o comandă de o sută de lei plătită cu cardul. În registrul de vânzări apare suma de o sută de lei, indiferent de ce primiți în cont. Dacă procesatorul reține doi lei comision, în cont intră nouăzeci și opt, iar cei doi lei merg la cheltuieli, cu document justificativ. Dacă a doua zi clientul returnează produsul, rambursarea scade încasările, dar comisionul nu se întoarce întotdeauna, ceea ce depinde de contractul cu procesatorul. Citiți deci condițiile contractuale cu atenție.
Când apar diferențe de curs
Dacă vindeți în altă monedă decât cea a contului, procesatorul convertește suma la un curs propriu, iar diferența apare în extras. Ea se evidențiază separat, ca diferență de curs, și nu se confundă cu comisionul.
Obiceiuri care economisesc timp
Exportați raportul de tranzacții la aceeași dată în fiecare lună și denumiți fișierele uniform. Marcați de la început comenzile returnate și cele anulate. Lăsați contabilului o notă scurtă cu orice situație ieșită din comun, de pildă o campanie cu reduceri sau o schimbare de procesator.
Cu un astfel de ritm, evidența plăților cu cardul devine o verificare de zece minute, nu o investigație la final de trimestru. Pentru alte subiecte din zona fiscală, FiscalPress rămâne o resursă la îndemână.
