Arhiva istorică a unei firme reunește documentele, fotografiile, obiectele și mărturiile care arată cum a apărut și cum s-a dezvoltat afacerea. Ea este diferită de arhiva contabilă și de personal, care se păstrează pentru termenele stabilite prin lege, și are alt scop: păstrarea memoriei firmei și folosirea ei în comunicare, în formarea noilor angajați și la aniversări. Construirea ei cere un inventar, condiții de păstrare potrivite și o regulă clară despre ce se adaugă în continuare.
Ce materiale intră în arhiva istorică a unei firme?
În arhiva istorică intră materialele care documentează momentele importante, produsele, oamenii și imaginea firmei de-a lungul timpului, nu toate hârtiile produse de activitatea curentă.
- actele de înființare și documentele schimbărilor majore: sedii noi, fuziuni, lansări;
- fotografii cu oamenii, clădirile, echipamentele și evenimentele firmei;
- mostre de produse, ambalaje, etichete, cataloage și liste de prețuri vechi;
- materiale publicitare, sigle succesive și articole de presă despre firmă;
- mărturii înregistrate ale fondatorilor și ale angajaților cu vechime.
Documentele contabile și dosarele de personal nu se mută în arhiva istorică înainte de expirarea termenelor legale de păstrare. Aceste termene diferă pe categorii de documente și se verifică împreună cu contabilul sau cu un specialist în arhivare.
Cum se face inventarul materialelor existente?
Inventarul se face prin strângerea materialelor dintr-un singur loc și prin descrierea fiecărui obiect sau grup de documente într-un registru, înainte de orice sortare definitivă. Pentru fiecare intrare se notează un număr, data aproximativă, tipul materialului, subiectul, proveniența și starea fizică.
Fotografiile fără date se arată angajaților vechi, care pot identifica persoane, locuri și ani. Informațiile se notează în registru, nu pe spatele fotografiei cu pixul, care poate lăsa urme pe față.
În ce condiții se păstrează documentele și fotografiile?
Documentele și fotografiile se păstrează într-o încăpere uscată, întunecată și cu temperatură stabilă, în cutii și plicuri fără acizi, departe de țevi, de pivnițe umede și de poduri cu variații mari de temperatură.
| Tip de material | Condiții orientative | De evitat |
|---|---|---|
| Documente pe hârtie | 16–20 °C, umiditate 40–55% | Capse, agrafe metalice, bandă adezivă |
| Fotografii pe hârtie | Sub 20 °C, umiditate 30–50% | Albume cu folie adezivă, lumină directă |
| Negative și diapozitive | Cât mai rece, umiditate scăzută | Cutii închise etanș cu materiale instabile |
| Obiecte și ambalaje | Cutii individuale, căptușite | Stivuirea fără protecție |
Stabilitatea condițiilor contează mai mult decât atingerea exactă a unor valori. Un dulap închis, într-un birou cu temperatură constantă, protejează mai bine decât un spațiu de depozitare cu umezeală sezonieră.
Cum se digitizează arhiva istorică?
Digitizarea se face prin scanarea documentelor și fotografiilor la o rezoluție suficientă pentru reproducere, de obicei 300–600 dpi pentru documente și fotografii pe hârtie și mai mult pentru negative. Pentru fiecare original se păstrează un fișier master, fără compresie cu pierderi, și copii mai mici pentru folosire curentă.
- Fișierele primesc numele din registrul de inventar, pentru legătura cu originalul.
- Descrierea din registru se păstrează alături de fișier.
- Copiile de siguranță se țin în cel puțin două locuri diferite.
- Formatele și suporturile se verifică periodic, pentru a evita pierderea accesului.
Cum se înregistrează mărturiile angajaților și ale fondatorilor?
Mărturiile se înregistrează prin interviuri audio sau video, pregătite cu o listă de teme: începuturile, momentele dificile, schimbările de produs, oamenii-cheie. Înainte de înregistrare, persoana intervievată își dă acordul scris privind modul în care vor fi folosite înregistrarea și numele ei. Interviurile se transcriu, iar transcrierile se adaugă în arhivă.
Cum se pune în valoare arhiva istorică?
Arhiva se pune în valoare prin materiale accesibile publicului și angajaților: o cronologie afișată la sediu, o secțiune de istorie pe site, o expoziție cu obiecte vechi la o aniversare sau o publicație despre parcursul firmei. Povestea autentică, susținută de documente, întărește reputația unui brand pe piața locală și oferă material pentru strategiile de employer branding. Pentru prezentarea obiectelor, modul în care muzeele construiesc un parcurs vizual, descris în articolul despre vizita la muzeu ca sursă de idei, este un model util. O persoană desemnată să primească materialele noi face ca arhiva să continue și după proiectul inițial.
