Arhiva documentelor firmei are termene de păstrare diferite în funcție de tipul actului: registrele contabile și documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, 5 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite, termen redus față de cei 10 ani de dinainte, iar statele de salarii au avut în mod tradițional un termen mult mai lung, de 50 de ani. Regulile s-au schimbat în ultimii ani, așa că termenul în vigoare pentru fiecare tip de act se confirmă cu contabilul firmei. O arhivă ordonată scurtează orice control, orice audit și orice cerere de adeverință venită de la un fost angajat.
Cât timp se păstrează documentele contabile ale firmei?
Documentele contabile ale firmei se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, socotiți de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite; până la modificarea legii contabilității, termenul era de 10 ani. Intră aici registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare, balanțele, facturile emise și primite, chitanțele, extrasele de cont și celelalte documente pe baza cărora s-au făcut înregistrări în contabilitate.
Situațiile financiare anuale au un regim mai strict și se păstrează 10 ani, alături de raportările depuse. Documentele care dovedesc proveniența unor bunuri cu durată lungă de folosire se țin cât timp bunul rămâne în patrimoniu. Pentru documentele cu un regim aparte, termenul exact se confirmă cu contabilul firmei, care urmărește și modificările de legislație.
De ce statele de salarii au cel mai lung termen de păstrare?
Statele de salarii au fost păstrate în mod tradițional 50 de ani pentru că ele dovedesc, peste decenii, veniturile și vechimea în muncă ale fiecărui angajat. Termenul legal a fost modificat în ultimii ani și se verifică în forma în vigoare, dar nevoia practică a rămas aceeași. Când un fost salariat își calculează pensia sau cere o adeverință de venit pentru o perioadă veche, firma, sau succesorul ei, trebuie să poată reconstitui datele.
În aceeași logică intră contractele individuale de muncă, actele adiționale, deciziile de încetare și dosarele de personal. Ele merită păstrate cel puțin pe durata statelor de salarii, pentru că se completează unele pe altele.
Ce termene orientative se aplică principalelor documente?
| Tip de document | Termen orientativ | Observație |
|---|---|---|
| Registre contabile obligatorii | 5 ani (anterior 10) | De la încheierea exercițiului financiar |
| Documente justificative (facturi, chitanțe, extrase) | 5 ani (anterior 10) | Inclusiv cele primite în format electronic |
| State de salarii | 50 de ani în regula tradițională | Termenul în vigoare se confirmă cu contabilul |
| Situații financiare anuale | 10 ani | Se păstrează împreună cu dovada depunerii |
| Contracte comerciale | Cel puțin 10 ani după încetare | Termen intern recomandat, nu obligație fixă |
Termenul de prescripție pentru stabilirea obligațiilor fiscale este, ca regulă generală, de 5 ani, însă arhiva nu se golește automat după acest interval: actele din litigii sau controale în curs și cele cu termen propriu mai lung se păstrează în continuare.
Cum se organizează arhiva unei firme mici?
Arhiva unei firme mici se organizează pe ani și pe tipuri de documente, cu o listă internă care arată pentru fiecare categorie termenul de păstrare. Această listă, numită nomenclator arhivistic, face ca orice document să poată fi găsit în câteva minute.
- Gruparea pe exerciții financiare. Fiecare an are bibliorafturile sau dosarele lui, etichetate cu anul și conținutul.
- Separarea pe categorii. Contabilitatea, personalul, contractele și corespondența oficială stau în unități distincte.
- Un inventar al arhivei. Un tabel simplu arată ce dosar conține ce, unde se află și când expiră termenul de păstrare.
- Un spațiu potrivit. Camera de arhivă trebuie să fie uscată, fără surse de căldură și cu acces limitat.
Ordinea în arhivă depinde direct de ordinea din contabilitatea curentă, subiect tratat și în ghidul despre colaborarea eficientă cu contabilul firmei.
Documentele electronice pot înlocui arhiva pe hârtie?
Documentele primite sau emise în format electronic se păstrează în format electronic, cu condiția să rămână lizibile și nemodificate pe toată durata termenului. Facturile transmise prin sistemele electronice ale administrației fiscale, descrise în articolul despre e-Factura și e-Transport, urmează aceeași regulă generală de păstrare ca documentele pe hârtie.
Scanarea unui document emis pe hârtie nu înlocuiește automat originalul. Pentru arhiva electronică contează copiile de siguranță în cel puțin două locații, denumirile de fișiere consecvente și un format care va putea fi deschis și peste un deceniu.
Ce se întâmplă cu arhiva la mutarea sediului sau la închiderea firmei?
La mutarea sediului, arhiva se mută integral, iar inventarul ei se actualizează cu noua locație. Este util ca predarea să se facă pe bază de proces-verbal, mai ales când se schimbă și persoana responsabilă, după modelul unei liste de predare a bunurilor și atribuțiilor.
La închiderea firmei, documentele nu se distrug: se stabilește prin actele de lichidare cine le preia și unde rămân depozitate până la expirarea termenelor. Pentru situațiile în care regulile se suprapun, cum sunt fuziunile sau divizările, decizia se ia împreună cu un contabil sau cu un consultant juridic.
