Registrul de intrare-ieșire este evidența în care o firmă notează, în ordine cronologică, fiecare document oficial primit și fiecare document trimis, cu un număr unic și o dată. Numărul de înregistrare dovedește când a ajuns o notificare, o somație sau o adresă de la o instituție și permite urmărirea termenelor de răspuns. Registrul poate fi ținut pe hârtie sau electronic, important este ca numerotarea să fie continuă și să nu poată fi modificată ulterior.
Ce documente se trec în registrul de intrare-ieșire?
În registrul de intrare-ieșire se trec toate documentele care pot produce efecte juridice sau care cer un răspuns: adrese de la instituții, notificări de la clienți și furnizori, somații, reclamații scrise, cereri de ofertă formale, răspunsurile firmei și orice act trimis oficial în numele ei.
Nu se înregistrează reclamele, publicațiile primite gratuit sau mesajele interne fără importanță. Facturile au propriul circuit contabil, așa că multe firme nu le trec în registru, cu excepția celor contestate printr-o adresă separată.
Ce rubrici are un registru de intrare-ieșire?
Un registru de intrare-ieșire are, de regulă, opt-zece rubrici care descriu documentul de la sosire până la arhivare.
| Rubrică | Ce se completează |
|---|---|
| Număr de înregistrare | Număr unic, continuu, care reîncepe de la 1 la începutul fiecărui an |
| Data înregistrării | Ziua în care documentul a intrat sau a ieșit din firmă |
| Emitent sau destinatar | Numele instituției, al firmei sau al persoanei |
| Numărul și data documentului | Cele trecute de emitent pe document |
| Conținut pe scurt | O frază care descrie subiectul |
| Repartizat către | Persoana sau compartimentul care se ocupă |
| Termen de răspuns | Data-limită, dacă documentul o impune |
| Modul de rezolvare | Numărul răspunsului sau mențiunea „clasat” |
| Dosarul de arhivă | Unde a fost îndosariat documentul |
Cum se înregistrează un document primit?
Un document primit se înregistrează în ziua sosirii, iar numărul și data se scriu chiar pe document, de obicei în colțul din dreapta sus. Pe hârtie se folosește adesea o ștampilă de intrare, iar în format electronic numărul se adaugă în numele fișierului sau în subiectul mesajului de redirecționare.
- Se verifică dacă documentul este complet, cu toate anexele anunțate.
- Se alocă numărul următor din registru și se notează datele emitentului.
- Se repartizează persoanei responsabile, cu termenul de răspuns marcat vizibil.
- După rezolvare, se notează numărul documentului de răspuns și dosarul în care s-a arhivat.
Plicul unei scrisori recomandate se păstrează împreună cu documentul, pentru că data poștei poate conta la calculul unui termen.
Cum se înregistrează corespondența primită pe e-mail?
Corespondența oficială primită pe e-mail se înregistrează la fel ca cea pe hârtie, cu număr și dată, de preferință într-o adresă de e-mail generală a firmei, nu într-o căsuță personală. Mesajele importante se salvează ca fișiere și se arhivează în dosarul electronic corespunzător.
Cererile venite prin canale informale, precum mesageria sau rețelele sociale, se pot transforma în corespondență oficială dacă firma îi roagă pe expeditori să le trimită pe adresa generală. Așa se evită pierderea unei reclamații sau a unei notificări într-o conversație personală.
Cum se urmăresc termenele de răspuns?
Termenele de răspuns se urmăresc printr-o verificare periodică a rubricii „termen”, de obicei săptămânal, pentru toate documentele încă nerezolvate. În registrul electronic, un filtru după documentele fără răspuns arată imediat restanțele.
- Termenele din adresele instituțiilor se notează exact cum sunt scrise, în zile calendaristice sau lucrătoare.
- Termenele din contracte se verifică în clauza de notificare a contractului respectiv.
- Când răspunsul cere mai mult timp, se trimite o confirmare de primire în termen.
Disputele cu clienții pornesc adesea de la o reclamație scrisă care a primit sau nu răspuns, iar alegerea căii de soluționare este explicată în articolul despre mediere sau instanță într-un conflict de consum.
Cine ține registrul și cum se predă?
Registrul este ținut de o singură persoană desemnată, cu un înlocuitor stabilit pentru concedii, astfel încât numerotarea să rămână unitară. Când persoana se schimbă, registrul se predă pe bază de proces-verbal, după modelul unei liste de predare a atribuțiilor.
La sfârșitul anului, registrul se închide cu ultimul număr, iar volumul complet trece în arhivă, alături de celelalte documente administrative. Firmele cu mai multe locații, precum cele care au un punct de lucru deschis în alt oraș, pot ține registre separate, cu un prefix distinct pentru fiecare locație.
