Bugetul anual pe trei scenarii pornește de la o variantă de bază, cea mai probabilă, și adaugă o variantă pesimistă și una optimistă, construite prin modificarea câtorva ipoteze-cheie. Scopul nu este ghicirea viitorului, ci pregătirea deciziilor: ce cheltuieli se amână dacă vânzările scad și ce resurse sunt necesare dacă cresc. O firmă care are deja cele trei variante reacționează în câteva zile, nu în câteva luni.
De ce un buget pe trei scenarii este mai util decât unul singur?
Un buget pe trei scenarii este mai util pentru că arată intervalul realist al rezultatelor, nu o singură cifră care aproape sigur nu se va confirma exact. Bugetul unic creează o falsă precizie și lasă firma nepregătită la prima abatere importantă.
Cu trei variante, conducerea știe dinainte unde se află pragul sub care trebuie să intervină, cât de mult poate scădea vânzarea înainte ca firma să intre pe pierdere și de câtă finanțare ar avea nevoie într-un an slab.
Cum se construiește scenariul de bază?
Scenariul de bază se construiește din datele istorice ale firmei, ajustate cu schimbările deja cunoscute: contracte semnate, clienți pierduți, prețuri renegociate, angajări planificate. El trebuie să fie realist, nu ambițios, pentru că servește drept reper pentru celelalte două.
- Se pornește de la vânzările pe luni din ultimii doi-trei ani, pentru a surprinde sezonalitatea.
- Se separă costurile variabile, care cresc odată cu vânzările, de cele fixe.
- Se adaugă modificările cunoscute: chirii noi, salarii, investiții programate.
- Se calculează profitul și, separat, fluxul de numerar lunar.
Ce variabile se modifică între scenarii?
Între scenarii se modifică doar câteva variabile care au cel mai mare impact asupra rezultatului, de obicei volumul vânzărilor, prețul mediu, costul principalelor materii prime și termenul de încasare. Restul ipotezelor rămân identice, altfel comparația devine greu de citit.
| Variabilă | Pesimist | De bază | Optimist |
|---|---|---|---|
| Volumul vânzărilor | −15% | Nivel estimat | +10% |
| Prețul mediu de vânzare | −3% | Nivel estimat | +2% |
| Costul materiei prime | +8% | Nivel estimat | Nemodificat |
| Termenul mediu de încasare | +15 zile | Istoric | −5 zile |
Procentele din tabel sunt un exemplu de lucru. Fiecare firmă le alege după variațiile pe care le-a trăit efectiv în anii anteriori și după riscurile specifice domeniului, analizate și în articolul despre evaluarea riscurilor într-o expansiune de afaceri.
Cum se folosește scenariul pesimist?
Scenariul pesimist se folosește pentru a stabili dinainte măsurile de protecție, astfel încât acestea să nu fie improvizate sub presiune. Pentru fiecare linie importantă de cheltuieli se notează ce se poate amâna, ce se poate reduce și ce nu se poate atinge.
- Investițiile care pot fi decalate cu un trimestru sau două.
- Cheltuielile de marketing care pot fi reduse fără a opri complet vânzările.
- Rezerva de numerar sau linia de credit necesară pentru a acoperi lunile slabe.
- Furnizorii cu care se pot negocia termene de plată mai lungi.
Lista de reduceri posibile se pregătește mai ușor pornind de la o analiză a costurilor și cheltuielilor afacerii.
Ce rol are scenariul optimist?
Scenariul optimist arată ce resurse ar lipsi dacă cererea crește: capital de lucru pentru stocuri, oameni, spațiu sau capacitate de producție. Creșterea rapidă consumă bani înainte să îi aducă, pentru că stocurile și salariile se plătesc înaintea încasărilor.
Fără această variantă, o firmă poate refuza comenzi profitabile doar pentru că nu are finanțarea pregătită la timp.
Cum se urmărește bugetul pe parcursul anului?
Bugetul se urmărește lunar, prin compararea rezultatelor reale cu cele trei scenarii și prin stabilirea unor praguri de alertă. De exemplu, dacă vânzările cumulate pe două luni consecutive se apropie de varianta pesimistă, se aplică măsurile pregătite pentru acest caz.
Analiza abaterilor este mai precisă când contabilitatea închide lunar la timp, un subiect tratat în ghidul despre colaborarea cu contabilul. La jumătatea anului, ipotezele se revizuiesc, iar scenariile se recalculează pentru lunile rămase, pe baza datelor reale. Măsurile de creștere a rezultatului din fiecare lună sunt prezentate și în articolul despre pașii pentru creșterea profitului lunar.
