Amenajarea unui birou închiriat, numită în piață și fit-out, cuprinde toate lucrările prin care un spațiu predat de proprietar într-o stare de bază devine un birou funcțional: compartimentări, finisaje, instalații adaptate, cablare și mobilier. Cât costă și cine plătește depinde de nivelul la care se predă spațiul și de contribuția negociată cu proprietarul. Aceste detalii se stabilesc înainte de semnarea contractului, pentru că afectează atât bugetul inițial, cât și obligațiile de la plecare.
În ce stare poate fi predat un spațiu de birouri?
Un spațiu de birouri poate fi predat în trei stări principale: la structură și instalații de bază, la un standard de bază pentru birouri sau complet amenajat, gata de folosire.
| Stare la predare | Ce include, de regulă | Ce rămâne de făcut |
|---|---|---|
| Structură și nucleu (la gri) | Structură, fațadă, lifturi, scări, racorduri principale | Aproape tot: pardoseli, tavane, climatizare pe zone, iluminat, finisaje |
| Standard de bază pentru birouri | Pardoseală tehnică sau finisată, tavan fals, climatizare, iluminat general, grupuri sanitare | Compartimentări, bucătărie, cablare, mobilier, finisaje specifice |
| La cheie | Spațiu amenajat după planul chiriașului | Mobilier și echipamente, dacă nu sunt incluse |
Varianta la standard de bază este cea mai frecventă în clădirile noi de birouri. Ea permite chiriașului să își organizeze spațiul fără să plătească de la zero instalațiile principale.
Cine plătește amenajarea unui birou închiriat?
Amenajarea unui birou închiriat este plătită, de regulă, în parte de proprietar și în parte de chiriaș, iar proporția se negociază în funcție de durata contractului și de suprafață. Proprietarul poate contribui în mai multe feluri:
- Contribuție la amenajare: o sumă pe metru pătrat, plătită direct constructorului sau decontată chiriașului pe bază de facturi.
- Perioadă fără chirie: câteva luni la început, în care chiriașul plătește doar cheltuielile de administrare.
- Amenajare executată de proprietar: lucrările sunt făcute după planul chiriașului, iar costul este inclus parțial în chirie.
Cu cât contractul este mai lung, cu atât contribuția proprietarului poate fi mai mare. Dacă o parte din amenajare este recuperată prin chirie, valoarea ei trebuie avută în vedere la orice reziliere anticipată.
Cât durează amenajarea unui spațiu de birouri?
Amenajarea unui spațiu de birouri durează de obicei între două și patru luni de la începerea proiectării până la mutare, pentru suprafețe de câteva sute de metri pătrați. Etapele cer timp și în afara șantierului:
- Planul de amenajare: număr de posturi, săli de ședințe, zone de lucru în liniște.
- Proiectul tehnic și aprobarea lui de către proprietar.
- Verificarea avizelor sau autorizațiilor necesare, mai ales la intervenții asupra instalațiilor de incendiu sau asupra fațadei.
- Execuția lucrărilor și coordonarea cu administrarea clădirii.
- Recepția, cu lista de remedieri, și apoi mutarea.
Comenzile de mobilier și echipamente cu termen lung de livrare se plasează în paralel cu execuția, nu după.
Ce decizii de amenajare influențează cel mai mult costul?
Costul este influențat cel mai mult de numărul de încăperi închise, pentru că fiecare perete nou cere ajustarea climatizării, a iluminatului, a detecției de incendiu și a prizelor. Un spațiu deschis, cu câteva zone închise bine alese, costă mai puțin și se reorganizează mai ușor.
Alte elemente cu impact sunt bucătăria cu instalații noi de apă și canalizare, sala de ședințe echipată, de exemplu cu un videoproiector pentru prezentări, și finisajele speciale. Culorile pereților influențează mai puțin bugetul, dar mult percepția spațiului, după cum arată ghidul despre folosirea culorilor pentru a mări vizual spațiul.
Ce obligații are chiriașul la plecarea din spațiu?
La plecare, chiriașul are de obicei obligația de a readuce spațiul la starea de la predare, cu excepția uzurii normale, dacă în contract nu s-a convenit altfel. Pentru o amenajare cu multe compartimentări, demontarea și refacerea finisajelor pot costa o parte importantă din investiția inițială.
Clauza se negociază de la început: proprietarul poate accepta ca anumite lucrări, utile și pentru următorul chiriaș, să rămână pe loc fără costuri suplimentare. Restul clauzelor esențiale sunt descrise în articolul despre verificările dintr-un contract de închiriere a unui spațiu comercial.
Cum se ține sub control bugetul unei amenajări?
Bugetul unei amenajări se ține sub control printr-un plan de spațiu aprobat înainte de cererea ofertelor și prin oferte comparabile, structurate pe aceleași capitole. O rezervă de 10–15% pentru neprevăzute este o practică obișnuită în proiectele de amenajare. Modificările cerute în timpul execuției se aprobă în scris, cu costul și termenul lor, iar recepția se face pe baza unei liste de verificare, înainte de plata finală. La proiectele mari, un manager de proiect independent sau un proiectant cu experiență în birouri reduce riscul de depășiri.
