Comodatul este un împrumut de folosință cu titlu gratuit: proprietarul unui spațiu îl pune la dispoziția firmei, fără chirie, pentru ca aceasta să își stabilească acolo sediul social. Este reglementat de Codul civil, la art. 2146 și următoarele, și se depune la Registrul Comerțului ca dovadă a dreptului de folosință asupra adresei.
Cuvântul sună arhaic și îi neliniștește adesea tocmai pe cei care semnează contractul: părintele care a auzit că „își pune casa pe firmă” sau soția care nu știe exact ce acord i se cere. Lămuririle de mai jos pornesc de la ghidul publicat de ADISAF, firmă din București care pregătește online dosare pentru Registrul Comerțului, și se adresează ambelor părți: celui care împrumută și celui care primește.
Ce înseamnă comodatul, luat pe bucăți
Definiția are trei părți și fiecare spune ceva. „Împrumut” arată că spațiul rămâne al proprietarului, iar firma nu dobândește nimic din imobil. „De folosință” arată ce primește firma: dreptul de a utiliza adresa, în cazul de față ca sediu social. „Cu titlu gratuit” arată că nu se plătește nimic în schimb. Dacă ar exista o plată, contractul ar fi altceva, de regulă o închiriere.
Cele două părți poartă nume pe care puțini le rețin de la prima citire. Comodantul este cel care pune spațiul la dispoziție, adică proprietarul. Comodatarul este cel care îl folosește, adică firma. În contract, firma semnează prin reprezentantul ei, iar proprietarul în nume propriu.
Cine împrumută, de obicei, spațiul
Situațiile obișnuite sunt patru. Asociatul sau administratorul este proprietarul locuinței și o împrumută propriei firme. Un părinte își lasă copilul să treacă firma pe adresa casei părintești. Soțul sau soția, ori altă rudă, face același lucru cu un apartament pe care îl deține. În fine, un asociat care are un spațiu comercial îl pune la dispoziția societății fără chirie.
Cazul asociatului-proprietar îi nedumerește pe mulți: de ce ar semna cineva un contract cu el însuși? Răspunsul stă în faptul că societatea este o persoană distinctă de asociatul ei. Proprietarul este omul, iar cea care are nevoie de dovada sediului este firma. Fără contract, nu există un document din care să reiasă cu ce drept folosește societatea acea adresă.
Comodat sau închiriere: unde se despart
La închiriere, proprietarul obține un venit din chirie. Pentru acel venit datorează impozit, iar contractul se înregistrează la ANAF. La comodat, folosința este gratuită, deci nu există o chirie de declarat. Aceasta este deosebirea pe care o simte direct proprietarul și motivul pentru care, în familie, comodatul este soluția obișnuită.
Gratuitatea ține de esența contractului. Dacă proprietarul dorește să câștige ceva de pe urma spațiului, actul potrivit este cel de închiriere, cu obligațiile fiscale care îl însoțesc. Alegerea nu se face, așadar, după care formular pare mai scurt, ci după înțelegerea reală dintre părți. Întrebările de ordin fiscal, oricare ar fi varianta, se discută cu un contabil.
Ce se depune la Registrul Comerțului
Comodatul nu merge singur la dosar. Dovada sediului are patru piese:
- contractul de comodat, semnat de ambele părți;
- actul de proprietate asupra imobilului, din care reiese că cel care împrumută are dreptul să o facă;
- acordul tuturor coproprietarilor, atunci când imobilul are mai mulți;
- declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare.
Acordul coproprietarilor este piesa care lipsește frecvent. Un apartament deținut de ambii soți cere acordul amândurora, chiar dacă la discuții vine doar unul. O casă moștenită poate avea trei sau patru proprietari, unii stabiliți în alte localități. Toți trebuie să își dea acordul, iar strângerea semnăturilor cere timp. De aceea se începe cu ea și nu se lasă pentru ultima zi.
Sediul într-un apartament de bloc
Pentru locuințele din blocuri apare o întrebare în plus: este nevoie de avizul asociației de proprietari? Potrivit Legii nr. 196/2018, avizul este necesar atunci când în apartament se desfășoară efectiv activitate. Un cabinet în care vin clienți intră în această situație.
Dacă apartamentul este doar adresa juridică a firmei, iar munca se face în altă parte, la clienți ori online, situația este diferită. Distincția dintre o adresă „de acte” și activitatea efectivă se lămurește, prin urmare, de la început, atunci când spațiul împrumutat se află la bloc. Proprietarul are tot interesul să întrebe ce se va întâmpla concret în locuința lui, iar antreprenorul să răspundă exact.
De ce contează ca actul să fie întocmit corect
Ghidul ADISAF arată că, în termenii Registrului Comerțului, comodatul este „documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social”. Pe el se sprijină întreaga dovadă a sediului. Când dosarul este complet, registratorul are la dispoziție un termen legal de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii. Un act lipsă schimbă socoteala: cererea este amânată pentru completări ori respinsă, iar înființarea firmei sau mutarea sediului întârzie.
Greșelile sunt, de obicei, mărunte. Adresa din contract nu coincide literă cu literă cu cea din actul de proprietate. Lipsește semnătura unui coproprietar. Contractul nu spune limpede că spațiul este dat pentru sediu social. Lista actelor și explicațiile pe larg se găsesc în ghidul ADISAF despre contractul de comodat pentru sediu social. Contractul, ca orice act juridic din dosar, este elaborat și asumat de cabinetul de avocat cu care colaborează ADISAF, iar firma păstrează partea administrativă și de coordonare.
Când comodatul nu se potrivește și ce urmează
Comodatul presupune un spațiu al antreprenorului sau al cuiva apropiat, dispus să îl împrumute. Când un asemenea spațiu nu există, ori când coproprietarii nu își dau acordul, alternativa este găzduirea de sediu. ADISAF o oferă la o adresă din București, pe bază de contract încheiat pe perioadă determinată, care se poate reînnoi.
Nici alegerea făcută la înființare nu este definitivă. Dacă firma se mută, proprietarul vinde locuința ori familia hotărăște altfel, sediul se schimbă printr-o mențiune la Registrul Comerțului, cu o nouă dovadă a spațiului. Pentru antreprenor, asta înseamnă că merită păstrată o relație limpede cu cel care i-a dat adresa: contract scris, acorduri la zi și o discuție deschisă despre cât timp va rămâne firma acolo.
Privit astfel, comodatul este mai puțin un act complicat și mai mult o înțelegere de familie pusă pe hârtie, în forma cerută la registru. Părțile care știu ce semnează, ce se depune alături și ce se întâmplă la o schimbare trec prin procedură fără surprize.
