Petrecerea de Craciun a unei firme cu 15 angajati si cea a unei firme cu 300 au in comun doar data din calendar. Restul difera aproape complet: spatiul, meniul, programul, chiar si felul in care oamenii vorbesc intre ei in seara respectiva.
Cine se ocupa de organizare evenimente corporate stie ca primul lucru de clarificat e numarul exact de participanti. De el depind sala, bugetul pe persoana si formatul serii. O echipa mica si una mare nu se organizeaza dupa acelasi sablon, chiar daca amandoua vor, in esenta, acelasi lucru: o seara buna.
Decembrie e o luna aglomerata. Salile bune se rezerva din septembrie sau octombrie, iar vinerile din prima jumatate a lunii dispar primele. Pentru o echipa mica, o luna de avans poate fi suficienta. Pentru una mare, trei luni sunt deja la limita.
Petreceri pentru echipe mici
La o echipa de 10-30 de oameni, seara seamana mai mult cu o cina in familie decat cu un eveniment. Multe oferte de catering Bucuresti pentru grupuri mici pornesc de la un meniu servit la masa, cu trei sau patru feluri si un desert de sezon.
Avantajul principal e conversatia. La o singura masa lunga sau la trei mese rotunde, toata lumea aude pe toata lumea. Nu e nevoie de scena, de microfon sau de prezentator.
- o sala privata sau o zona separata dintr-un spatiu mai mare
- meniu servit, cu vin asortat pe feluri
- un schimb de cadouri anonime, cu o limita mica de pret
- muzica ambientala, fara ring de dans obligatoriu
Riscul la grupurile mici este opus celui de la cele mari. Seara poate parea prea formala sau prea goala daca locul e supradimensionat. O sala de 80 de locuri pentru 18 oameni se simte rece, oricat de frumos ar fi decorata.
Petreceri de Craciun pentru grupuri mari
Peste pragul de 100 de participanti, seara devine productie. Planul de catering petrecere Craciun se face aici pe statii si pe ore, cu bufete separate, personal numeros si un traseu clar intre bar, mancare si ringul de dans.
Oamenii nu se mai cunosc toti intre ei. Departamentele tind sa stea grupate, iar seara are nevoie de un fir care sa le lege. Programul clasic are cinci etape, in aceasta ordine:
- Primirea, cu un pahar de bun venit, 30-45 de minute
- Discursul conducerii, cel mult zece minute
- Cina sau deschiderea bufetelor
- Momentul artistic sau premiile anului
- Petrecerea propriu-zisa, pana dupa miezul noptii
Personalul se calculeaza altfel. La bufet sunt necesari mai putini ospatari. La meniul servit, echipa se dubleaza aproape. La cateva sute de invitati, diferenta se simte clar in costul serii.
Diferentele puse fata in fata
Contrastul se vede cel mai bine cand cele doua variante stau una langa alta. Diferentele principale variaza in functie de perioada si de tipul de spatiu:
| Aspect | 10-30 de oameni | Peste 100 de oameni |
|---|---|---|
| Rezervare | cu cateva saptamani inainte | cu cateva luni inainte |
| Mancare | meniu servit la masa | bufet sau statii tematice |
| Program | cateva ore, fara scena | toata seara, pana dupa miezul noptii, cu scena si sonorizare |
Bugetul pe persoana urmeaza o logica mai putin intuitiva. La echipele mici, costul pe cap de om iese adesea mai mare, pentru ca sala, muzica si decorul se impart la mai putini oameni. La echipele mari, costul pe persoana scade, dar suma totala creste mult si cere aprobari la mai multe niveluri.
Timpul de pregatire creste si el. O petrecere pentru 20 de oameni poate fi pusa pe picioare de o singura persoana din firma, in cateva seri. Una pentru 200 cere de obicei o echipa dedicata si cateva saptamani de lucru.
Zona dintre cele doua extreme
Firmele cu 40-80 de angajati se afla la mijloc si au cea mai mare libertate. Pot alege o cina servita, dar si un bufet cu doua statii. Pot avea un DJ sau doar o formatie mica, in functie de cultura echipei.
Aici conteaza mult ce isi doresc oamenii. Un sondaj scurt, trimis cu doua luni inainte, poate lamuri daca echipa prefera o seara linistita sau una cu dans. Raspunsurile surprind adesea organizatorii.
Un compromis frecvent este seara in doua parti. Prima ora si jumatate e dedicata cinei si discutiilor, cu muzica la volum mic. Dupa ora zece, luminile scad, mesele se strang pe margini si incepe petrecerea. Cine vrea sa plece devreme o poate face fara sa rateze partea importanta.
Detaliile valabile la orice marime
Unele reguli raman valabile indiferent de numarul invitatilor. Data se anunta devreme, cu cateva saptamani inainte, ca oamenii sa-si faca planuri. Transportul de intoarcere se rezolva din timp, mai ales cand se serveste alcool.
Meniul are nevoie de optiuni pentru toata lumea. In decembrie, o parte dintre angajati tin post, iar altii sunt vegetarieni sau au alergii. Un meniu de sarbatoare fara variante de post lasa pe dinafara, in unele echipe, destui participanti.
Seara nu trebuie sa semene cu o sedinta. Discursurile lungi, bilanturile cu grafice si premiile impartite timp de o ora obosesc orice sala, fie ea de 20 sau de 200 de oameni.
Aceeasi sarbatoare, doua scari diferite
Diferenta dintre o petrecere mica si una mare tine de scara, nu de calitate. O seara pentru 15 oameni poate fi la fel de memorabila ca una pentru 300, daca formatul se potriveste echipei.
Greseala tipica e copierea unui model. O echipa mica imita petrecerea mare a altei firme si se pierde intr-o sala prea larga. O echipa mare incearca intimitatea unei cine si ajunge la cozi de o ora la bufet.
Numarul de oameni ramane punctul de pornire pentru orice decizie. Odata stabilit, restul detaliilor se aseaza mai usor, de la sala pana la ora la care se sting luminile.
